Primero reúne los leads en una cola clara
Qué haría si los leads llegaran de un formulario, Telegram, email y anuncios, mientras los managers responden “cuando los ven.” Primero haría que cada lead entre a una sola cola, evite duplicados y tenga un responsable.
El error que eliminaría primero: La falla más común: el bot responde al cliente pero no guarda el texto original, el email y la fuente. Una semana después nadie sabe de dónde vino el lead ni por qué el manager no lo atendió.
Qué preparar y qué resultado esperar
- Resultado: Cada lead nuevo entra a una sola cola, recibe un status y un responsable, y el manager ve qué ya se sabe y qué falta.
- En el CRM o en una tabla crea campos lead_id, source, name, email, company, request_text, budget_text, deadline_text, status y owner.
- Mantén los datos de origen y los permisos de acceso separados del resultado para auditar qué hizo realmente la cola de leads entrantes.
- Envía un lead dos veces, un lead sin email y un lead con adjunto. Debe haber una sola ficha, y los campos faltantes deben ser null o needs_info.
Configura el parsing de leads sin duplicados
- Lleva los canales a un solo esquema
Conecta formulario, email, Telegram o webhook a un solo workflow. Como primer paso agrega Normalize text: limpia firmas, HTML extra y normaliza el teléfono a un formato.
Проверьте: El mismo lead desde formulario y email tiene los mismos campos.
Если не сработало: Normaliza el formato antes de la IA—no obligues al modelo a parsear cinco variantes de una misma fecha.
- Pide a la IA solo extraer hechos
Usa esta regla: “Completa solo datos declarados de forma explícita. Deja los campos faltantes en null. Devuelve JSON con name, email, need y missing_fields.” No le pidas adivinar presupuesto ni plazo.
Проверьте: Cada valor completado se encuentra en el texto original.
Если не сработало: Muestra el texto original al manager y agrega confidence o needs_info.
- Busca duplicados antes de crear el registro
Antes de Create record agrega Find record by email. Si se encuentra—actualiza la nota y crea una tarea; si no—crea el lead. Para leads sin email usa teléfono o un lead_id temporal.
Проверьте: Un reenvío no crea una segunda ficha.
Если не сработало: No hagas match solo por nombre de empresa: a menudo se escribe distinto.
- Envía al manager un resumen corto
En la notificación muestra fuente, necesidad, campos faltantes, un link al lead original y el siguiente paso. No ocultes el texto original detrás de un resumen de IA.
Проверьте: El manager puede responder sin abrir cinco canales distintos.
Если не сработало: Haz de la notificación un borrador y asigna un responsable de cola.
Ruta de un lead de noche
Arma la cadena: Form/Webhook → Save raw lead → AI Extract → Validate required fields → Find duplicate → Create or Update CRM record → Notify owner. En n8n suele ser Webhook, Set, OpenAI/LLM, IF, nodo CRM y Slack/Telegram. En Make—Webhooks, JSON Parse, AI, Router, Search records y Create record.
Antes de la IA guarda raw_text, received_at, source y external_id. Después de la IA permite cambios solo en name, email, need, budget_text y missing_fields. owner, status y consent deben fijarse por reglas, no por el modelo.
- Para un formulario sin email haz match de duplicados por teléfono o external_id.
- Si falta un campo obligatorio, pon needs_info—no “qualified.”
{
"name": null,
"email": null,
"need": "reparación de aire acondicionado",
"missing_fields": ["phone"],
"confidence": 0.91
}Qué debe ver el manager
La notificación debe responder tres preguntas: quién escribió, qué quiere y qué hacer después. Muestra un link al lead original, la fuente, los campos completados y missing_fields. No envíes al manager solo un resumen pulido de IA—siempre deja el original al lado.
Después de probar, envía el mismo formulario dos veces, un lead sin email y un lead con adjunto. La salida debe ser una ficha, un responsable y un status de procesamiento claro.
Configuración de captura del formulario
En n8n configura `Webhook`: `HTTP Method = POST`, `Path = lead-intake`, `Respond = Immediately`, verificación de firma en el header y un `Edit Fields` aparte para normalización. En Make empieza con `Webhooks → Custom webhook`, luego activa el manejo de errores y guarda el bundle entrante.
Antes de la IA guarda `raw_payload`, `received_at`, `source` y `external_id`. Después de la IA permite cambios solo en `name`, `email`, `need`, `budget_text` y `missing_fields`. `owner`, `status` y `consent` se fijan por reglas.
{
"name": "Iván",
"email": "ivan@example.com",
"request": "Necesito automatización del equipo de ventas",
"source": "website",
"consent": true
}Chequeo de duplicados antes de Create record
Primero normaliza el email: trim, minúsculas, quita espacios. Luego `CRM Search by email`. Si hay registro—actualiza la nota y crea una tarea. Si no—crea el contacto. Para un lead sin email usa teléfono o un `external_id` estable, no el nombre de la empresa.
Pon `missing_fields.length > 0` en un `IF` aparte. Ese lead recibe `needs_data` y una aclaración corta, no una oferta confiada de precio o plazo.
- Envía el mismo payload dos veces: el CRM debe conservar una sola ficha.
- Guarda el texto original aunque la IA haya extraído los campos con éxito.
Qué campos se pueden completar automáticamente
| Criterio | Pregunta | Buena señal |
|---|---|---|
| Input | ¿Qué entra exactamente en la cola de leads entrantes? | En el CRM o en una tabla crea campos lead_id, source, name, email, company, request_text, budget_text, deadline_text, status y owner. |
| Acción | ¿Qué puede hacer el sistema por su cuenta? | Solo acciones predefinidas, sin acceso a toda la cuenta |
| Verificación | ¿Cómo sabes que el resultado es aceptable? | Envía un lead dos veces, un lead sin email y un lead con adjunto. Debe haber una sola ficha, y los campos faltantes deben ser null o needs_info. |
| Fallo | ¿A dónde va un caso poco claro? | Guarda el texto original en un campo aparte, pon status needs_review y no envíes al cliente una respuesta automática. |
Qué debe cambiar después de la configuración
Cada lead nuevo entra a una sola cola, recibe un status y un responsable, y el manager ve qué ya se sabe y qué falta.
Dónde un auto-respondedor empieza a dañar las ventas
Pedir a la IA que adivine presupuesto, cargo o plazo.
Hacer match de duplicados solo por nombre de empresa.
Borrar el lead original después de extraer campos.
Enviar una auto-respuesta confiada cuando faltan datos obligatorios.
Cuándo un formulario y un workflow simple ya no bastan
Necesitas un especialista cuando los leads cruzan varios canales, involucran datos personales o deben activar rutas distintas en el CRM.
Qué revisar antes de activar el auto-respondedor
¿Qué hacer con un lead sin email?
Guarda el texto original, pon needs_info y pide al manager o al cliente confirmar los datos de contacto.
¿Hay que guardar el lead original?
Sí. Si no, el manager no puede verificar que la IA extrajo los campos correctamente.
¿Está bien la respuesta automática?
Sí, pero solo para FAQ limitados. Pasa a una persona las solicitudes complejas, caras y legalmente sensibles.
¿Cómo no perder un lead de madrugada?
Configura una cola con responsable y SLA, no solo una notificación en un chat compartido.
