Qué campos del CRM puedes confiar a la IA
Qué haría si después de cada llamada la IA completara automáticamente veinte campos del CRM. Le dejaría un borrador: resumen de la conversación, siguiente paso y una cita. La etapa, el monto y el forecast se quedan confirmados por el manager.
El error que eliminaría primero: El fallo más molesto: varias integraciones escriben en el mismo campo y después nadie sabe el valor original. El CRM se ve ordenado por fuera mientras desaparece el historial de decisiones.
Qué preparar y qué resultado esperar
- Resultado: La ficha se vuelve más clara, se preserva el historial de cambios y los campos manuales no son sobrescritos por varias integraciones.
- En la configuración del CRM abre Properties/Fields y agrega ai_summary_draft, ai_next_action, ai_confidence, source_event_id y review_status.
- Mantén los datos de origen y los permisos de acceso separados del resultado para auditar qué hizo realmente la capa de IA en el CRM.
- Reproduce el mismo event_id y revisa el historial de la ficha: debe haber una sola ejecución de procesamiento y la nota original debe permanecer.
Agrega IA al CRM sin romper el historial
- Separa el borrador de la fuente de verdad
En el constructor de Workflow elige record updated, agrega AI: extract from note/email y guarda el texto original en un campo aparte. La IA escribe solo en campos ai_*.
Проверьте: Etapa manual, monto, responsable y consent no cambian.
Если не сработало: Desactiva las escrituras de IA y deja solo el modo borrador.
- Limita los valores permitidos
Para stage, priority y review_status define una lista de valores. Si la IA devuelve un valor fuera de la lista—no lo rellenes en automático; envíalo a review_required.
Проверьте: Una respuesta inválida no continúa por el workflow.
Если не сработало: Agrega un paso de validación aparte antes de Update record.
- Haz las ejecuciones idempotentes
Antes de procesar, busca source_event_id. Si ya existe en el historial—detente; si no—escríbelo con fecha y nombre de la fuente.
Проверьте: Un webhook repetido no duplica notas ni tareas.
Если не сработало: Comprueba que el id se crea del lado del evento, no se regenera dentro del paso de IA.
- Deja que el manager acepte la propuesta
En la notificación muestra el valor anterior, la propuesta de IA y el texto original. Un botón o el campo review_status debe registrar de forma explícita approve o reject.
Проверьте: El historial muestra quién aceptó la decisión y por qué.
Если не сработало: Mantén obligatorios los cambios manuales en el CRM y la IA solo como pista.
Campos que agregaría al CRM
Crea ai_summary_draft, ai_next_action, ai_confidence, source_event_id y review_status. Los dos primeros son para el manager; source_event_id bloquea duplicados; review_status maneja approve/reject. Mantén stage, amount, owner y consent manuales o bajo reglas del CRM.
En el workflow, antes de Update record agrega un chequeo: confidence por debajo de 0.75 o valor enum desconocido → status review_required. No corrijas en automático texto libre donde el CRM espera uno de cinco valores permitidos.
- Mantén la nota original junto al resumen de IA.
- Un webhook repetido con el mismo source_event_id debe detenerse.
Cómo se ve una notificación útil
Muestra el valor anterior, la propuesta de IA, una cita de la nota y dos botones: approve y reject. El log debe guardar actor, timestamp, source_event_id y valor final. Un mes después podrás depurar no solo errores del modelo sino también de las reglas.
Dónde crear campos en HubSpot
Abre `Settings → Data Management → Properties → Create property`. Crea `AI summary` y `AI evidence` como multi-line text, `AI suggested stage` y `AI review status` como enumeration, `AI suggested amount` como number, `Next step due` como date, `Last AI run ID` como single-line text.
Estados: `draft_update → needs_review → approved/rejected → applied/error`. Antes de `Update record` comprueba que stage esté en el enum, que confidence esté por encima del umbral y que `Last AI run ID` no se haya procesado aún.
{
"summary": "",
"next_step": "",
"suggested_stage": null,
"suggested_amount": null,
"evidence_quotes": [],
"requires_review": true
}La aprobación debe mostrar lo viejo y lo nuevo
En la notificación imprime el valor anterior, la propuesta de IA, una cita de la transcripción y links al deal y a la fuente. Approve debe escribir `approved_by`, `approved_at` y `execution_id`; reject—`rejection_reason`. Si el webhook se reintenta, la segunda ejecución se detiene en `transcript_id + deal_id`.
Dónde dejar una propuesta frente a una decisión
| Criterio | Pregunta | Buena señal |
|---|---|---|
| Input | ¿Qué entra exactamente en la capa de IA del CRM? | En la configuración del CRM abre Properties/Fields y agrega ai_summary_draft, ai_next_action, ai_confidence, source_event_id y review_status. |
| Acción | ¿Qué puede hacer el sistema por su cuenta? | Solo acciones predefinidas, sin acceso a toda la cuenta |
| Verificación | ¿Cómo sabes que el resultado es aceptable? | Reproduce el mismo event_id y revisa el historial de la ficha: debe haber una sola ejecución de procesamiento y la nota original debe permanecer. |
| Fallo | ¿A dónde va un caso poco claro? | Detén el workflow, deja la ficha sin cambios y envía al manager un link a la nota original y al error de la integración. |
Qué debe cambiar después de la configuración
La ficha se vuelve más clara, se preserva el historial de cambios y los campos manuales no son sobrescritos por varias integraciones.
Por qué el CRM se convierte rápido en un basurero de campos de IA
Varias integraciones escribiendo en el mismo campo a la vez.
Quedarse solo con el resumen de IA y borrar la nota original.
Confiar en texto libre donde el CRM espera un enum.
No hacer idempotente el procesamiento del webhook.
Cuándo es mejor diseñar la integración por separado
Incorpora a un especialista cuando el CRM está ligado a varias fuentes, necesita acceso por roles o el historial completo de cambios importa.
Qué aclarar antes de conectar IA al CRM
¿Qué campos no deben cambiar en automático?
Monto, responsable, etapa del deal, consentimientos, status legales y todo lo que dispare dinero u obligaciones.
¿Cómo eliges la fuente de verdad?
Asigna un sistema como dueño de cada campo y declara de forma explícita la dirección de sincronización.
¿Hace falta un resumen de IA?
Solo si reduce el tiempo de lectura y un link a la nota original se queda cerca.
¿Cómo pruebas una ejecución repetida?
Envía el mismo event_id dos veces y comprueba que la ficha cambió una sola vez.
